MELAKUKAN PROSES ADMINISTRASI TRANSAKSI

PROGRAM KEAHLIAN PENJUALAN MELAKUKAN PROSES ADMINISTRASI TRANSAKSI Kode : PDG.OO 02.034.01 Waktu : X MENIT

PELAJARAN 1 ADMINISTRASI PENJUALAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Siswa dapat memahami Administrasi Penjualan
2. Siswa dapat menyelesaikan administrasi transaksi dengan secara manual dan Komputer penjualan.

TEORI PENDUKUNG

ADMINISTRASI PENJUALAN

Dalam kegiatan penjualan ada beberapa hal yang harus dilakukan dan dicatat sebagai bahan acuan mengevaluasi hasil penjualan,sebagai alat ukur untung/rugi dari transaksi yang dilakukan :

Bentuk administrasi penjualan :

1. Surat Pesanan
2. Buku daftar Persediaan barang
3. Kartu Stok barang
4. Buku penjualan tunai
5. Nota
6. Faktur
7. Laporan Hasil Penjualan

CONTOH FORMAT :

I. SURAT PESANAN

II. BUKU DAFTAR PERSEDIAAN BARANG :

DAFTAR PERSEDIAAN BARANG

No	Kode Barang	Nama Barang	Persediaan awal	Harga beli/unit ( Rp )	Harga Jual/unit ( Rp )

III. KARTU STOK

Nama Barang :

Kode Barang :

No	Uraian	Persediaan	Terjual	Sisa

IV. BUKU PENJULAN TUNAI

No	Tangal	Nama barang	Harga satuan	Jumlah terjual	Jumlah harga
Jumlah Penjualan seluruhnya

V. NOTA

TOKO ......... Jakarta, ...................2008

Jl. .........................

Jakarta

NOTA KONTAN

No ……….

Nomor	Nama barang	Banyaknya	Harga satuan	Jumlah
	Jumlah

Toko ……

…………………

VI. FAKTUR

………………, 200…

FAKTUR

Kepada Yth,

Tn/Ny………………..

……………….

Faktur No ……….

D/O N0…………..

Kode	Nama barang	Banyaknya	Harga @ Rp	Jumlah
	Jumlah
	PPn 10 %

Penjual

(…………..)

VII. LAPORAN PENJUALAN

LAPORAN HASIL PENJUALAN

Tanggal	Surat Bukti	Kode Barang	Banyaknya Jumlah Satuan	Nama Barang	Harga Jual Satuan ( Rp )	Jumlah	ket

Daftar Persediaan Barang

Tanggal	Kode Barang	Persediaan Awal	Pembelian	Penjualan	Harga Beli	Nilai persediaan Awal	Saldo Akhir	NilaiPersediaan Akhir
					TOTAL

I.METODE PENCATATAN BARANG

Dalam melaksanakan sistem pencatatan persediaan barang, baik dengan sistem pencatatan terus-menerus (perpetual) maupun dengan sistem pencatatan secara periodik (periodic), dapat dilakukan dengan berbagai metode. Dalam praktik, yang sering digunakan adalah metode pencatatan First In First Out (FIFO), Last In First Out (LIFO) dan WeightedAverage Cost(WAC) atau disebut pula “Average Cost”(AC).

1. First In First Out (FIFO)

Pencatatan dengan metode FIFO berarti bahwa “barang yang pertama masuk, itulah yang lebih dahulu dikeluarkan”

Contoh:

Misalkan barang-barang dagangan yang dibeli dan dijual oleh perusahaan menunjukkan sebagai berikut.

Tanggal 10 Dibeli 100 barang”A” @ RplO.000,00

12 Dibeli 100 barang”A” @ Rpll.000,00

13 Dijual 150 barang”A”

Dan transaksi di atas, barang yang pertama masuk adalah barang “A” yang harganya Rpl 0.000,00 per unit, lalu diikuti barang yang harganya Rpl 1.000,00 per unit. Selanjutnya, pada saat dilakukan penjualan, maka pertama kali yang harus dikeluarkan adaiah barang “A” yang harganya Rpl 0.000,00. Jika barang yang pertama itu sudah habis atau tidak cukup untuk memenuhi jumlah penjualan maka barulah barang yang masuk berikutnya dikeluarkan. Berdasarkan contoh di atas, untuk memenuhi jumlah penjualan 150 unit maka barangnya diambil/dikeluarkan sebagai berikut.

Pertama diambit : 100 unit dan yang harganya @ Rpl 0.000,00

Sebagian lagi diambil : 50 unit dan yang harganya @ Rpll .000,00

Jumlah yang dijual 150 unit

Jadi, sisa persediaan barang adalah 50 unit @ Rp 11.000,00 (terakhir masuk).

2. Last in First Out (L1FO)

Pencatatan dengan metode LIFO berarti bahwa “barang yang paling akhir rnasuk, itulah yang lebth dahulu dikeluarkan”

Contoh :

transaksi pembelian dan penjualan pada huruf “A” dicatat sebagai sistem LIFO maka barang yang diambil/dikeluarkan untuk mencukupi penjualan yang berjumlah 150 unit itu adalah sebagai benikut.

Pertama diambil 100 unit dan harganya @ Rp 11.000,00 (terakhir masuk)

Sebagian lagi diambil : 50 unit dan yang harganya @ Rp 10.000,00 (pertama masuk) Jumlah yang dijual 150 unit Jadi, sisa persediaan barang adalah 50 unit @ RplO.000,00 (pertama masuk).

3. Weighted Average Cost (WAC) atau disebut pu/a “Average Cost” (AC)

Pencatatan barang-barang berdasarkan average cost method berarti, bahwa “barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya”

contoh : pembelian dan penjualan di atas dicatat dengan metode harga rata-rata maka untuk memenuhi jumlah penjualan sebanyak 150 unit, dapat diambil secara sembarang, baik dan yang pertama kali masuk maupun dan yang berikutnya dengan harga yang dirata-ratakan (150 unit x rata-rata harga per unit).

II.PENETAPAN JUMLAH PERSEDIAAN BARANG

Dalam praktiknya, prosedur yang dijalankan untuk menetapkan jumlah persediaan dan cara mengumpulkan data-data pada tiap-tiap perusahaan akan berbeda. Untuk penghitungan persediaan biasanya diserahkan kepada suatu tim kerja yang minimum terdini atas dua orang. Satu orang menghitung, mengukur, atau menimbang untuk menentukan kuantitas ke dalam kartu-kartu pensediaan. Kemudian untuk penunjukkan (pengindikasian) kuantitasjenis-jenis barang yang harga pokoknya tinggi dipeniksa (divenifikasi) oleh orang ketiga di luar tim pada saat tenjadinya inventarisasi itu. Juga dalam hal in orang ketiga di luar tim tersebut dianjurkan untuk memeniksa bagianbagian lain yang dipilih secara acak (random) dan kartu-kartu persediaan (the inventory sheets).

Semua barang dagangan yang dimiliki perusahaan pada tanggal inventarisasi harus dimasukkan dalam kartu persediaan. Hal mi mungkin diperlukan, sehingga perkiraannya dapat dipergunakan untuk menguji faktur-faktur pembelian dan penjualan dan beberapa han terakhir suatu peniode akuntansi dan beberapa han pertama dan peniode berikutnya untuk menetapkan siapa yang berhak atas barang-barang dalam perjalanan (merchandise in transit) pada tanggal inventarisasi.

Bila barang dagangan yang dibeli atau dijual syaratnya FOB shipping point, hak penguasaan telah pindah pada pembeli pada saat barang dagangan dikinimkan. Jika syarat jual beli FOB destination maka penjual bertanggung jawab atas barang dagangan sampai di tempat tujuan dan hak penguasaan berpindah ke pembeli setelah barang diterima di tempat pembeli.

III.SISTEM PENCATATAN YANG EFEKTIF UNTUK PENGENDALIAN

PERSEDIAAN BARANG

Penggunaan sistem persediaan terus-menerus (perpetual) untuk barang dagangan dianggap sebagal usaha yang paling efektif untuk melaksanakan pengendalian persediaan barang. Dengan penggunaan sistem ni dimungkinkan pembuatan catatan-catatan yang lengkap dan jika dimungkinkan dapat digabungkan dengan buku besar (general ledge?). Dasar dan sistem mi adalah catatan untuk semua penambahan dan pengurangannya dilakukan dengan cara yang sama seperti pencatatan kas. Akan tetapi tidak sepenuhnya sepenti kas, karena barang dagangan mempunyai banyak jenis. Perincian harga pokok tiap barang daganganyang dibeli maupun dijual, yang juga berhubungan dengan pen gambi/an dan pen gurangan harga (returns and allowances) harus dibukukan dalam buku pembantu (subsidiatyledget) , dengan penggunaan penkinaan yang tenpisah untuk setiap jenisnya. Jadi, kalau perusahaan mempunyai 300 jenis barang maka dipenlukan pula 300 penkinaan tensendini dalam buku pensediaan (inventory ledget).

Buku besar pembantu untuk persediaan ini dapat dilihat sebagai berikut :

PT.SETIA ABADI
JAKARTA
Jenis Barag : '' A " 01
tgl	Pembelian		Penjualan		Sisa		Harga Satuan
	( Masuk )		( Keluar )		( Persediaan )
	Jumlah barang	Jumlah Harga	Jumlah barang	Jumlah Harga	Jumlah barang	Jumlah Harga
	( Unit )	( Rp )	( Unit )	( Rp )	( Unit )	( Rp )	( Rp )
Jan. 1	-	-	-	-	100	10000.00	100
Feb. 5	-	-	70	70000	30	3000.00	100
Mar. 9	50	5500	-	-	30	3000.00	100
	-	-	-	-	50	5500.00	100
Apr. 20	-	-	40	4100*)	40	4400.00	110
Mei. 19	-	-	20	2200	20	2200.00	110
Agst.31	10	1200	-	-	20	2200.00	110
-	-	-	-	-	10	1200.00	120
Okt. 9	-	-	10	1100	10	1200.00	110
-	-	-	-	-	10	1200.00	120
Nov. 12	-	-	15	1700	5	600.00	120
Des.14	10	1250	-	-	5	600.00	120
	-	-	-	-
	-	-	-	-	10	1250.00	125
Des.20	-	-	5	600	10	1250.00	125

Keterangan :

*) 40 Unit yang dijual terdiri atas : 30 x Rp 100.00 = Rp. 3.000.00

10 x Rp 110.00 = Rp. 1.100.00

= Rp. 4.100.00

Keuntungan utama dan sistem perpetual adalah segi kontrol (the control feature). Persediaan untuk setiap jenis barang dagangan selalu mudah diketahul dan buku besar pembantu. Perhitungan secara fisik untuk setiap jenis barang dagangan dapat dibuat pada setiap saat dan dibandingkan dengan saldo perkiraan pembantu untuk menentukan bila ada kekurangan atau ketidakbenaran. Bilamana kekurangan tidak tertutup, sebuah jurnal dibuat untuk mendebet perkiraan inventory shortage (kekurangan persedian) dan mengkredit perkiraan merchandise inventory (persediaan barang dagangan) untuk semua jumlah harga pokok itu. Jika pada akhir tahun pajak (fiskal), saldo perkiraan kekurangan persediaan relatif kecil, hal itu dapat dimasukkan pada biaya umum rupa-rupa (miscellaneous genera/expense).Sistem persediaan perpetual (perpetual in ventoty system) sangat berguna untuk penyusunan laporan sementara (intern statement). Buku besar pembantu persediaan dapat digunakan untuk memelihara jumlah persediaan pada tingkat yang optimum. Dengan seringnya memperbandingkan saldo persediaan dengan angka yang ditetapkan lebih dahulu untuk tmngkat minimum dan maksimum akan membantu untuk:

Penyusunan pemesanan kembali (reordering/reorder point) tepat pada waktunya, untuk menghindarkan kerugian.

1. Mengindarkan persediaan yang berlebihan.
2. Dalam sistem ni penetapan harga pokok barang dilakukan berdasarkan harga pokok khusus

(the spesial cost) dan setiap jenis barang yang dijual atau berdasarkan

arus biaya (cost flow).

Catatan:

Contoh di atas dibuat berdasarkan metode FIFO.

Sistem pencatatan secara terus-menerus dapat pula dibuat dengan menggunakan metode LIFO maupun rata-rata (average).

Untuk sistem perpetual dengan metode rata-rata, harga pokok tidak ditetapkan pada akhir periode, tetapi dilakukan tiap terjadinya pembelian. Harga satuan yang didapat dipakai terus sampal terjadinya pembelian berikutnya. Cara seperti mi disebut miving average. Penjualan barang dagangan akan dicatat pada sisi debet perkiraan cash (kas) atau accounts recivable (piutang) dan dicatat pada sisi kredit perkiraan sales (penjualan). Harganya ditetapkan secara periodik.

Perpetual system (pencatatan terus-menerus) memberikan data harga produk yang berhubungan Iangsung dengan setiap penjualan. Data harga pokok untuk penjualan dalam perkiraan dapat diakumulasi dalam kolom khusus (spesial column) pada salesjourna/(buku/jurnal penjualan). Setiap saat barang dagangan yang terjuam dicatat, jumlahnya dimasukkan ke dalam kolom harga yang menunjukkan debit pada perkiraan cost of merchandise sold (perkiraan harga pokok penjualan barang dagangan) dan kreditpada perkiraan merchandise inventoty(perkiraan persediaan barang dagangan).

IV. PEMBAYARAN BARANG PESANAN

Pembayaran atas barang-barang yang dipesan/dibeli dapat dilakukan dengan cara pembayaran tunai atau kredit.

1. Tunai (cash)

Pembayaran tunai (kontan) dilakukan seteiah barang-barang pesanan diterima. Pembayaran hanya dilakukan atas harga yang barangnya benar-benar diterima dan dikurangi oleh potongan harga/diskon (discount) atau rabat. Apabila terdapat retur barang, jumlah pembayaran harus dikurangi dulu oleh sejumlah harga barang yang direlur.

2. Tidak tuna! (kredit)

Pembayaran tidak tunai atau dikenal dengan sebutan pembelian kredit adalah suatu pembelian yang penerimaan barangnya Iebih dahulu, sedangkan pembayaran dilakukan di kemudian han sesual perjanjian yang menentukan jatuh temponya pembayaran.

Catatan: Dalam praktik, ada pola kredit dengan sistem pembayaran angsuran

(installment) dan sewa beli (hire-purchase).

Pelaksanaan pembayaran oleh pembeli dapat dilakukan dengan menggunakan:

a. Uang kartal (uang tunai)

b. Uang gira! (cek, bilyet, dan giro)

c. Transfer uang

d. Kartu debit (debit card)

e. Kartu kredit (credit card)

PERALATAN DAN BAHAN

1. Format Surat Pesanan
2. Format daftar Persediaan barang
3. Format Kartu Stok Barang
4. Format Penjualan Tunai
5. Format Nota
6. Format Faktur
7. Format Laporan Penjualan

PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktik job ini siswa harus sudah mempelajari teori tentang Format administrasi transaksi penjualan

KESELAMATAN KERJA

1. Penyusunan pemesanan kembali tepat pada waktunya untuk menghindari kerugian
2. Menentukan dalam penetapan harga pokok barang
3. Membuat Laporan penjualan

LANGKAH KERJA

1. Baca dan pelajari baik – baik transaksi sebelum menuliskan kembali pada jenis atau bukti transaksi yang terjadi

2. Kerjakan petunjuk tahap demi tahap

3. Dapat mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

4. Mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab atas timbulnya suatu transaksi

KESIMPULAN

................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

PERTANYAAN

1. Jelaskan secara ringkas mengenai pesanan yang diterima perusahaan

melalui surat dan telepon?

2. Jelaskan mengenai Nota Kontan ?

3. Sebutkan dan jelaskan tata cara penulisan faktur ?

4. Melalui apa saja pesanan tersebut dapat diterima oleh toko ?

5. Apa yang dimaksud dengan daftar stok barang ?

Tugas

1) Coba diperagakan bagaimana cara menerima pesanan melalui telepon

2) Buatkan catatan kecil mengenai nama pemesan yang memesan barang melalui telepon disertai rincian barang pesanannya

3) Buatkan format laporan penjualan dengan menggunakan excel

Lembar kerja

Soal Administrasi Penjualan

Counter “ Cantik “ di Jalan Tebet Timur Dalam 1 Jakarta Selatan adalah toko yang menyediakan macam – macam kebutuhan kosmetik yang terdiri dari perawatan kulit, tata rias wajah dan Farfume/wewangian.

Pada Tanggal 10 Juli 2008, Anda selaku petugas Toko melakukan pesanan barang kepada Tempo Direct Selling Cabang Tanjung Duren Barat 6 N0.20 Jakarta Barat dengan surat Pesanan N0. 50/ cntk / 2008.

Adapun barang yang dipesan sebagai berikut :

N0	Kelompok Barang	Ukuran	Jumlah Barang	Harga Satuan
1. 2. 3.	Perawatan Kulit - Skin Conditioning hand & body lation - Larissa lady wash - Nikita body cologne - Moisturizing day lation Tata Rias Wajah - Facial foom - Fresh Astringent - Bye lines nigh cream - Bye lines moisturizing day - I lona caring lip balm - All day matte lipstik - Lip Liner pencil - Water proff mascara - Eye shadow single pearl white Parfume / Wewangian -Body Mist cologne ( Passionate Rose ) -Sparkling petite cologne - Ilona splash cologne

• Tia Skin Conditioning hand & body lation 200 ml 3 buah , Larissa lady wash 200 ml 2 buah, Nikita body cologne 100 ml 1buah dan eyeshadow sngle pearl white 2 gr 2 buah.

• Bye lines moisturizing day 35 gr 2 buah, Facial Foam 200 ml 2 buah , Sparkling petite cologne 10 ml 1 buah, Ilona caring lip balm 4 gr 6 buah , dan Lip liner pencil 1 buah.

• Pada tanggal 19 Juli 2007 dijual kepada Nn. Lina Body mist cologne ( Passionate Rose ) 100 ml 2 buah, fresh Astrigent 200 ml 2 buah dan water proof mascara 10 ml 1 buah.
• 100/ TDS / 08
• Term 10/8 n/30

Keterangan :

a. Sebelum melakukan pemesanan barang, persediaan barang yang ada di gudang pada tanggal 8 juli sbb :

1. Skin conditionig hand & body lation 200 ml 1 buah

2. Larissa lady wash 200 ml 1 buah

3. Facial foam 200 ml 1 buah

4. Fresh Astringent 200 ml 1 buah

5. Lip balm 4 gr 3 buah

b. Pajak Penjualan dan Pembelian 10 %

c. Laba yang di harapkan :

Kode barang A = 10 %

Kode barang B = 5 %

Kode barang C = 15 %

Diminta :

1. Buatlah Surat pesanan 10 juli 2008

2. Buatlah Faktur Pembelian 15 Juli 2008 dan,Jelaskan maksud term 10 / 8 – n/ 30,dengan perincian perhitungannya berapa yang harus dibayar oleh toko tersebut.

3. Buatlah Daftar Harga Jual

4. Buatlah Nota Kontan

5. Buatlah Daftar Persediaan Barang

6. Buatlah Laporan penjualan.

LEMBAR PENILAIAN

BUKTI / DUKUMEN TRANSAKSI

N0	UNSUR YANG DINILAI	PEROLEHAN NILAI		KET
		MAKS	DICAPAI
1	PENILAIAN
	a. Langkah Kerja	4
	b. Sikap Kerja	4
	c. Penggunaan alat	3
	d. Keselamatan Kerja	3
	SUB TOTAL	14
2	PROSES DAN HASIL KERJA
	a. Ketelitian membuat laporan transaksi	26
	b. Mengurangi kemungkinan kesalahan	25
	Menyelesaikan transaksi
	c. Mengetahui persediaan barang dagangan dengan bentuk Fifo dan lifo	35
	SUB TOTAL	85
	TOTAL	100
CATATAN			Jakarta,	2008
			Guru Pembimbing

PROGRAM KEAHLIAN PENJUALAN	PELAJARAN 2 BUKTI / DOKUMEN TRANSAKSI
MELAKUKAN PROSES ADMINISTRASI TRANSAKSI Kode : PDG.OO 02.034.01 Waktu : X 45 MENIT

TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Siswa dapat menyelesaikan cara – cara pembuatan bukti – bukti transaksi.

2. Siswa dapat menjelaskan macam – macam bukti transaksi

TEORI PENDUKUNG

apa yang dimaksud dengan bukti transaksi

n Bukti transaksi adalah bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak eksternal perusahaan. Yaitu customer, pembeli atau konsumen.

n Bukti transaksi ada berbagai macam tergantung kapada jenis transaksinya misalnya transaksi penjualan tunai atau kredit

Bukti transaksi penjualan tunai di toko atau usaha perdagangan

Bukti – bukti tersebut antara lain :

n Nota tunai atau bon kontan

n Faktur

n Kuitansi

n Cek

n bilyet giro

n Kadang kala pembeli adalah pelanggan tetap toko kemungkinan dapat terjadi pembeli akan mengembalikan barang yang dibelinya jika barang tersebut rusak atau tidak cocok dengan contoh.

n Untuk itu toko atau perusahaan akan membuatkan nota debet atau nota kredit.

Bukti transaksi penjualan angsuran atau kredit

Untuk transaksi jual beli yang pembayarannya dilakukan secara angsuran, sebagai bukti adanya transaksi jual beli tersebut adalah :

a. Aplikasi permohonan kredit

b. Kelengkapan berkas seperti :

Umum:

l Copy KTP dan pasangan atau pihak penjamin (jika belum berkeluarga)

l Copy Kartu Keluarga

l Copy tagihan Telepon/ PAM/ PLN

Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:

l Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru

l Khusus Profesional:

l Surat Ijin Praktek

l Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

Khusus Wiraswasta:

l SIUP/Tanda Daftar Perusahaan

l Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

A. NOTA KONTAN ATAU BON KONTAN

• Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai.

• Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli.

• Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar aslinya yang berwarna putih untuk pembeli dan lembaran kedua atau copynya disimpan oleh penjual.

Didalam nota dijelaskan tentang :

1) Nama barang

2) Satuan barang

3) Jumlah barang

4) Harga satuan

5) Jumlah harga

Hal-hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

• Isilah nota dengan teliti (nama barang dan harganya)

• Penulisan angka-angka jangan sampai terjadi kesalahan dan penulisan tersebut tidak boleh ada tip- ex

• Serahkan nota asli kepada pembeli, copynya disimpan sebagai arsip toko

Berikut disajikan contoh nota

II.FAKTUR PENJUALAN DAN FAKTUR PEMBELIAN (Invoice penjualan) Dan ( invoice pembelian )

Faktur sering disebut invoice.

Faktur adalah daftar perincian barang yang dibeli / dijual beserta harga dan potongan/pajak yang dibuat oleh penjual.

Faktur dibuat untuk transaksi tunai dan kredit.

Apabila transaksi yang dilakukan kredit maka pembeli hanya akan menerima copy faktur, dan faktur yang asli baru akan diberikan jika pembayaran sudah dilunasi.

Perbedaan Faktur Penjualan Dan Faktur Pembelian adalah :

• Faktur penjualan adalah daftar perincian barang yang telah dibeli beserta harganya. Yang dibuat oleh perusahaan kepada perusahaan lain (distributor)

• Sedangkan faktur pembelian adalah daftar perincian barang yang telah dibeli beserta harganya. Yang dibuat oleh perusahaan kepada pembeli atau konsumen.

Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan.

Lembaran pertama untuk pembeli,

lembaran kedua untuk penjual dan

lembaran ketiga untuk arsip.

CONTOH FAKTUR

CONTOH FAKTUR

TGL

KEPADA YTH

FAKTUR N0. ..................................

D/O.N0

BANYAKNYA	NAMA BARANG	HARGA @ Rp	JUMLAH

Hormat Kami

( )

Didalam faktur dijelaskan tentang :

1. Nama barang
2. Satuan barang
3. Jumlah barang
4. Harga satuan
5. Jumlah harga
6. Pemberian potongan harga
7. Biaya-biaya
8. Pajak yang harus dibayar
9. Total tagihan atau total harga

Apabila kita sebagai penjual membuat faktur yang harus diperiksa adalah :

1. Cocokan faktur dengan barang yang dijual baik merk, kualitas, type dsb
2. Perhatikan jumlah barang dan total harga
3. Apabila barang yang dibeli diantar kealamat pembeli, siapkan surat pengantar barang dan surat jalan
4. Siapkan bukti pembayaran seperti kuitansi
5. Simpan copy faktur dengan baik
6. Jika pembayaran dilakukan secara kredit, berikan faktur asli setelah pembayaran dilunasi

III. KUITANSI

Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.

Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian,

1. bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak yang membayar dan

2. bagian kiri yang tertinggal disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima

uang.

Isi kuitansi

v No kuitansi

v Telah terima dari

v Uang sejumlah

v Untuk pembayaran

v Jumlah

v Tandatangan

Dalam penulisan kuitansi yang harus diperhatikan :

v No kuitansi : diisi sesuai no urut kuitansi yang telah dikeluarkan

v Telah terima dari : diisi Nama dan alamat pihak yang melakukan pembayaran

v Uang sejumlah : diisi dengan jumlah uang yang dibayarkan oleh pembeli, ditulis dengan teliti tanpa tipex

v Untuk pembayaran : diisi dengan untuk apa pembayaran dilakukan

v Tandatangani kuitansi sesuai dengan waktu penerimaan uang

CONTOH KUITANSI

CONTOH LAIN KUITANSI

IV. NOTA DEBET

Nota debet adalah :

bukti perusahaan telah mendebet perkiraan

langganannya disebabkan karena

berbagai hal,misalnya :

1. barang yang dibeli dikembalikan disebabkan rusak atau
2. tidak sesuai dengan pesanan

supplier setuju barangnya diterima

kembali atau harganya dikurangi

Contoh nota debet

PD. AGUNG JAYA Jakarta , 20 Maret 2008

JL. Danau Indah N0.5ª Kepada

Jakarta Yth. : Toko Abadi Jaya

Jln. : Meruya Raya 5

Jakarta

NOTA DEBET

Dikirim kembali 10 Galon air minum Aqua, karena tidak sesuai dengan pesanan seharga Rp.50.000,00 dan Rekening ini telah di DEBET

Hormat kami

V. NOTA KREDIT

Nota kredit adalah bukti bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan oleh berbagai hal.

• Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan kepada langganannya sehubungan barang yang dijual tidak cocok atau rusak, untuk itu penjual setuju menerima barangnya

CONTOH NOTA KREDIT

PD. AGUNG JAYA Jakarta , 20 Maret 2008

JL. Danau Indah N0.5ª Kepada

Jakarta Yth. : Toko Abadi Jaya

Jln. : Meruya Raya 5

Jakarta

NOTA KREDIT

Diterima kembali 2 Unit komputer ( Toshiba ), karena rusak seharga Rp.1.500.000,00 dan Rekening ini telah di KREDIT

Hormat kami

Dian Novita

Cara memeriksa kebenaran pembuatan Nota Debet dan Nota kredit

• Cocokan jenis dan jumlah barang yang dikembalikan oleh customer/pelanggan

• Catatlah dan buatkan bukti transaksi pengembalian tersebut

• Pada saat dilakukan pembayaran periksa kembali catatan tersebut

VI.CEK DAN BILYET GIRO

Cek dan bilyet giro merupakan alat pembayaran yang sering diterima oleh penjual apabila transaksi dilakukan dalam jumlah besar. Tetapi cek dan giro bukan merupakan alat pembayaran yang sah, sehingga dapat ditolak.

Secara umum bentuk cek dan bilyet giro hampir sama, antara lain berisi :

• Tanggal pengeluaran cek / giro

• Dibayarkan kepada

• Jumlah uang

• Tempat pembayaran

• Tanda tangan yang mengeluarkan cek/giro

2. CEK ATAU CHEQUE

adalah perintah tidak bersyarat untuk membayar suatu jumlah uang tertentu yang ditujukan pada suatu bank pada waktu yang telah ditentukan

Didalam cek memuat tentang :

1. Sebutan atau kata ”cek “,
2. Perintah tidak bersyarat untuk membayar suatu jumlah uang tertentu;
3. nama orang yang harus membayar (tertarik);
4. Penunjukan tempat pembayaran harus dilakukan;
5. Pernyataan tanggal penandatanganan beserta tempat cek itu ditarik;
6. Tanda tangan orang yang mengeluarkan cek itu (penarik).

TEMPAT PEMBAYARAN CEK

1. Bila tidak terdapat penunjukan khusus, tempat yang ditulis di samping nama penarik dianggap sebagai tempat pembayarannya.
2. Bila ditulis beberapa tempat di samping nama penarik, maka cek itu harus dibayar di tempat yang ditulis pertama.
3. Bila tidak terdapat penunjukan itu atau penunjukan lain apa pun, maka cek itu harus dibayar di tempat kedudukan kantor pusat tertarik.
4. Cek yang tidak menunjukkan tempat ditarik, dianggap telah ditandatangani di tempat yang disebut di samping nama penarik. (KUHD 101, 175.)

PENULISAN JUMLAH NOMINAL UANG PADA CEK

Cek yang jumlah uangnya ditulis lengkap dalam huruf danjuga dengan angka, bila terdapat perbedaan, berlaku jumlah yang ditulis lengkap dalam huruf.

Cek yang jumiah uangnya ditulis beberapa kali, baik lengkap dengan huruf maupun dengan angka, bila terdapat perbedaan, hanya berlaku jumlah yang terkecil. (KUHPerd. 1878 dst.; KUHD 105.)

Contoh cek

3. BILYET GIRO

Bilyet giro adalah surat perintah yang ditujukan pada suatu bank untuk melakukan pemindahbukuan rekening sesuai dengan jumlah yang tertera pada bilyet giro tersebut

Contoh bilyet giro / giro

CONTOH LAIN BILYET GIRO

Cara memeriksa kebenaran Cek dan bilyet giro

• Apabila kita menerima cek dan bilyet giro sebagai alat pembayaran hendaknya kita harus memeriksa keabsahannya ke bank , misalnya dengan datang atau melalui telepon mengecek ke bank, apakah tersedia dananya di bank bukan cek kosong. Artinya pada saat diuangkan ke bank tidak ada dananya. Jika ternyata tidak dapat diuangkan hubungi customer.

PERALATAN DAN BAHAN

1. Buku Nota Kontan

2. Buku Faktur

3. Buku Kuitansi

PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktik job ini siswa harus sudah mempelajari teori tentang mempersiapkan dan membuat administrasi transaksi penjualan

KESELAMATAN KERJA

1. Berhati-hatilah dalam memasukan atau menuliskan transaksi penjualan

2. Jangan salah menuliskan nominal/angka transaksi

LANGKAH KERJA

1. Baca dan pelajari baik – baik transaksi sebelum menuliskan kembali pada jenis atau bukti transaksi yang terjadi

2. Kerjakan petunjuk tahap demi tahap

3. Dapat mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

4. Mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab atas timbulnya suatu transaksi

KESIMPULAN

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................................................................................................................................

PERTANYAAN

1. Sebutkan perbedaan antara kuitansi dan faktur ?

2. Jelaskan mengenai Nota Kontan ?

3. Sebutkan dan jelaskan tata cara penulisa kuitansi ?

4. Bagaimanakah Tata cara menuliskan faktur ?

5. Apa yang dimaksud dengan Cek dan perbedaan cek dan giro ?

Tugas

1) Membuat Nota Kontan

2) Membedakan bukti transaksi Nota debet dan Nota kredit

3) Menuliskan tata cara pada cheque

4) Membuat Faktur pembelian da Faktur penjualan

LEMBAR KERJA

Masukkan transaksi berikut :

1. Nota no. 001/bp2k/2007

A. Kemeja Alisan lengan pdk, 3 ptg @ 45.000,-

B. Dasi Beneton Corak, 2 ptg @ 40.000,-

C. Ikat Pinggang pria , 1 bh @ 55.000,-

2. Nota no. 002/bp2k/2007

A. Bros Zulian Perak, 2 Bh @ 65.000,-

B. Anting-anting Agogo , 2 pasang @ 75.000,-

C. Sepatu Pantovel Warna Hitam , 2 Pasang @

275.000,-

Masukkan transaksi berikut pada format Faktur, tambahkan PPn 10 % :

1. Faktur no . 0102/ Gr.BP2K/2007

1. Beras Rojolele 12 karung 20 kg/krg @ 150.000,- ( BR)
2. Beras Cianjur 25 karung 25 kg/krg @ 235.000,- (BC)
3. Terigu Cakra 5 bal 50 kg/bal @ 135.000,- (TC)
4. Minyak Goreng Tropikal uk. 2 lt, 4 karton, 12 botol/ karton @ 75.000,- (MGT)

2. Faktur no. 0103/ Gr.BP2K/2007
1. Gula Pasir HSG 5 krg, 50 kg/krg @ 165.000,- (GPHSG)
2. Mentega Blueband 5 kaleng, 1 kg/klg @ 45.000,-(MB)
3. Susu Bubuk Dancow 40 dus ,400 gr/dus @ 29.500- (SBD)
4. Susu Kental Manis Bendera coklat 12 klg @ 6.500,- (SKMB)
5. Kopi Nescafee Mix 3 lusin @ 23.500,- (KNM)
3. Faktur no. 0201/ Gr.BP2K/2007

a. Gula Pasir HSG 5 krg, 50 kg/krg @ 165.000,-

b. Mentega Blueband 5 kaleng, 1 kg/klg @ 45.000

c. Beras Cianjur 25 karung 25 kg/krg @ 235.000,-

d. Terigu Cakra 5 bal 50 kg/bal @ 135.000,-

e. Susu Kental Manis Bendera coklat 12 klg @ 6.500,-

f. Kopi Nescafee Mix 3 lusin @ 23.500,-

g. Minyak Goreng Tropikal uk. 2 lt, 4 karton, 12 botol/ karton @ 75.000,-

TOKO ......... Jakarta, ...................2008

Jl. .........................

Jakarta

NOTA KONTAN

No ……….

Nomor	Nama barang	Banyaknya	Harga satuan	Jumlah
	Jumlah

Toko ……

………………

………………, 200…

FAKTUR

Kepada Yth,

Tn/Ny………………..

……………….

Faktur No ……….

D/O N0…………..

Kode	Nama barang	Banyaknya	Harga @ Rp	Jumlah
	Jumlah
	PPn 10 %

Penjual

(…………..)

LEMBAR PENILAIAN

BUKTI / DUKUMEN TRANSAKSI

N0	UNSUR YANG DINILAI	PEROLEHAN NILAI		KET
		MAKS	DICAPAI
1	PENILAIAN
	a. Langkah Kerja	4
	b. Sikap Kerja	4
	c. Penggunaan alat	2
	d. Keselamatan Kerja	3
	SUB TOTAL	13
2	PROSES DAN HASIL KERJA
	a. Ketepatan penulisan transaksi	17
	b. Mengurangi kemungkinan kesalahan	40
	transaksi
	c. Mengetahui pihak yang melakukan transaksi	30
	SUB TOTAL	87
	TOTAL	100
CATATAN